Ищете способы работать меньше и больше успевать? Взвалили на себя два десятка проектов, потеряли контроль над ситуацией? Может просто накопилась усталость: работа, дом, фитнес, ЗОЖ, друзья, родители, семья, дети?

В таком случает вам в помощь Дэвид Аллен и его метод GTD. Это прививка антистресса, которая научит вас управлять временем и сознанием.

Суть метода GTD

Дэвид Аллен разработал и проверил на практике стратегию личной эффективности, направленную на получение максимальной пользы при минимальных трудозатратах. Он описал способ эффективного распределения времени между важными и необходимыми делами. Название его метода – Getting Things Done (GTD) – переводится как «доведение дел до завершения», хотя по смыслу больше подходит «как привести дела в порядок». Принципы просты:

1. Все незавершенные дела переносятся из головы на внешний накопитель. Информация собирается и фиксируется в списке. Вносится все: даже самое маленькое дело. Список должен быть доступен в любое время, в него надо постоянно заглядывать.

2. Записываются пояснения, чтобы в дальнейшем не тратить время на обдумывание задачи.

3. Создается система напоминаний о списках. Их необходимо регулярно (ежедневно, еженедельно) обновлять: вычеркивать выполненные задачи, вписывать новые. Осуществляется контроль: горизонтальный – по всему списку дел; вертикальный – по каждому конкретному делу (что сделано и какие перспективы).

Для оптимизации работы назначайте конкретное время и дату выполнения задачи. Используйте планировщик или календарь. Послушайте, что советует Дэвид Аллен. Все действия выполняйте последовательно.

Потренируемся?

1. Перенос. Выделите в мыслях и запишите на бумаге одним предложением первую, всплывшую в голове ситуацию/задачу/проект. Не важно, касается ли устремление профессиональной деятельности, семьи или личности. Это должно выглядеть как успешный результат работы. Например:

· Уехать в отпуск на Мальдивы вдвоем/всей семьей;

· Запустить завод/сеть магазинов в Челябинске;

· Испечь торт/блинчики по бабушкиному рецепту.

2. Пояснения. Запишите конкретное физическое действие, которое надо осуществить для продвижения в данном проекте. Что можно предпринять прямо сейчас? Куда пойти? Кому позвонить? Что написать? С кем переговорить?

· Позвонить в турагентство, чтобы подобрали варианты маршрутов;

· Отправить подготовленный запрос по электронной почте;

· Купить муку, масло, яйца в магазине «АБВ».

3. Подумайте, как рекомендует делать
Дэвид Аллен. Что изменилось после минутного размышления? Как правило, выделение конкретной задачи не только усиливает контроль над ней, но и позволяет расслабиться. Потому что сформировался конкретный образ желаемого результата, наметились первые шаги по пути его достижения, определились необходимые ресурсы.

Думайте не о проблеме, а о способах ее решения

Размышления и определение задач – это ваш интеллектуальный труд. Продуктивность интеллектуального труда определяется ответом на вопрос: «Каковы ожидаемые результаты работы?» Чем четче определен результат, тем выше ваша интеллектуальная продуктивность.

Проблема превращается в конкретную задачу, которую надо решить. Процесс разбивается на простые шаги, ближайший из которых выполняется немедленно. Человек не перебирает задачи одну за другой: хочу когда-нибудь научиться петь, надо срочно сделать проект, забрать ребенка из детского сада. Он берет список и шагает по пути выполнения конкретных действий:

· Чтобы научиться петь, надо позвонить репетитору – это займет 2 минуты. Звоню прямо сейчас;

· Для проекта надо зайти в магазин купить материалы по списку, чтобы завтра сделать модель, а по пути заберу ребенка.

Благодаря системе GTD голова не забита лихорадочными мыслями о невыполненных проектах. Список уже перед вами. Можно расслабиться и приступить к следующему шагу.

Это как в супермаркете

Можно ходить и все время держать в голове продукты, которые надо купить. На это уходят все силы, но все равно что-нибудь, да забудется, или наберете кучу лишнего.

А можно прийти в магазин с написанным на бумаге (смартфоне) списком: в этом случае ресурсы мозга тратятся только на оптимизацию процесса. Заглянув в список и увидев там молоко, идете и его покупаете, обращая внимание на сорт, производителя, дату изготовления, цену. Это приносит больше пользы здоровью и семейному бюджету.

Когда определен результат, человек движется в нужном направлении, постоянно задавая себе вопрос: «Какой следующий шаг надо сделать, чтобы приблизиться к цели?»

Превращайте нематериальные мысли в физические действия

Дэвид Аллен предлагает набор вспомогательных инструментов, позволяющих освободить мозг от рутины для работы над глобальными проектами. Перечень задач можно хранить, используя например:

• ежедневник;

• лотки для бумажных листков;

• папки с наклейками;

• электронные органайзеры или планеры;
• таск-менеджеры (смотри наш ).

Многие громадные проекты состоят из совокупности мелких действий, на каждое из которых тратится 1-2 минуты. В этом случае необходимо просто сделать и забыть. Это и есть принцип двух минут – один из ключевых в GTD. Превратите его в привычку — с помощью простого трекера (мы писали о таких ).

Электронную версию книги Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок» скачать можно по ссылкам: bookscafe.net , КнигоПоиск , FB2LIT .

При этом, если большинство электронных библиотек предлагают ознакомительный фрагмент со ссылкой в конце, по которой можно после оплаты скачать всю книгу целиком (цена от 170 до 400 рублей), то bookscafe.net предлагает две из 7 книг Дэвида Аллена бесплатно.

Изучить современные лайфхаки в тайм-менеджменте можно в нашем .

Отличная подборка бесплатных инструментов самосовершенствования: планеры, органайзеры, ежедневники, чек-листы – по ссылке «40 + списков, которые помогут навести порядок в жизни ».

Купить бумажный вариант книги «Как привести дела в порядок» можно в интернет-магазинах: Озон , Лабиринт , book24 .

Заключение

Вы долгие годы мечтали научиться управлять своей жизнью? Время пришло. Сделайте прорыв: увеличивайте собственную эффективность, облегчайте себе выполнение любой работы. Освободите сознание от рутины, станьте творческой личностью.

Начните сегодня. Не просто читайте книгу, а используйте приемы GTD. Личный практический опыт – полезнее десятков прочитанных книг. Поставьте себе задачу: 40 дней применять GTD. Почему 40? Потому что именно за это время человек успевает освоить, втянуться, оценить новую деятельность. GTD-метод оптимизирует интеллектуальный труд в профессиональной и личной сфере. Будет порядок в делах, будет порядок в голове и в жизни.

Итак. Какой ваш следующий шаг?

Проблема сервисов продуктивности в том, что каждый позиционирует себя как место, в котором можно решить все задачи, хранить информацию, общаться. В большинстве сервисов вам предлагают расставить приоритеты и действовать в соответствии с ними.

Но немногие могут концентрироваться на выполнении важных задач и не обращать при этом внимания на всякие мелочи: срочные задачи, просьбы коллег, друзей или знакомых. Когда задач становится много, с ними трудно разобраться. Поэтому на практике приходится использовать несколько сервисов для управления делами. Когда дел становится много, мы начинаем путаться в этих сервисах и списках и в итоге перестаём их использовать.

Методика Getting Things Done (GTD) даёт универсальный план, позволяющий построить единую систему, в которой можно решить любую задачу. Вы сможете расслабиться и не волноваться, так как будете уверены, что ничего не забудете. В нужный момент система будет подсказывать, что нужно сделать и на чём сосредоточиться.

Так почему же многие работают непродуктивно?

Люди начинают работать непродуктивно, когда проектов, дел и задач становится много. Им трудно всё это удержать в голове, а тем более расставить приоритеты. Поэтому или вообще ничего не делается, или делается то, что проще всего, а важные дела . Появляется другая проблема: когда срочные задачи нужно было решить ещё вчера.

К тому же человек начинает быстрее уставать, становится раздражительным. Он постоянно бежит как белка в колесе рутины, а действительно важные, денежные и стратегические проекты остаются в стороне.

С этой ситуацией поможет справиться система Getting Things Done, описанная Дэвидом Алленом в книге , которая вышла в 2001 году и стала мировым бестселлером.

Расскажите мне об основных понятиях GTD, которые надо знать

Рутина - это те дела, мысли и заботы, которые беспокоят, отвлекают и тратят энергию. Пока рутина не переведена в задачи, её невозможно контролировать. Обдумывание одних и тех же проблем несколько раз - это неэффективное использование творческой энергии, которое порождает разочарование и стресс.

Цель GTD - освободить голову от рутины и убрать внутреннее напряжение.

Оперативная память человека - область мозга, где находится кратковременная память. Именно туда мы обычно складываем текущие незавершённые дела, данные другим людям обещания и прочие мысли, которые нас беспокоят. К сожалению, есть предельный объём рутины, которую вы можете хранить, чтобы мозг нормально функционировал. Если ваша оперативная память переполнена, вы отвлекаетесь на мелкие дела и забываете про свои цели, что приводит к стрессу.

Инструменты для сбора информации - то, куда попадает информация и где вы фиксируете, что нужно сделать. Например:

• органайзеры;
• записные книжки;
• электронная почта;
• календарь;
• диктофон.

Корзина «Входящие» - единое хранилище для рутины, которую вы превращаете в дела и задачи. Одно из самых важных правил работы с корзиной «Входящие» - это её регулярная очистка.

Простые действия - одношаговые действия, для выполнения которых нужно . На практике удобнее отводить на такие дела пять минут.

Проект - задача, для выполнения которой требуется больше одного шага. Нужно оставить напоминание о проекте и описать первые шаги по его выполнению. В итоге проект превращается в простое действие, которое можно выполнить в ближайшие пять минут и получить конечный результат.

У проекта должна быть ссылка на карточку или файл, в котором описаны детали: ответственные, сроки выполнения, категория (например, «Маркетинг», «Юридическая часть», «Разработка»), ссылки на более мелкие карточки с задачами. Подобную структуру удобно организовывать в .

Контекстный список - список дел, которые удобно выполнить при определённых условиях. Например, в контекстном списке «Покупки» будет список вещей и продуктов, которые нужно купить в магазине. В списке «Звонки» может быть список звонков, которые нужно сделать, когда вы будете свободны.

Удобно делать индивидуальные контекстные списки под людей, с которыми вы работаете и общаетесь. При встрече с конкретным человеком вы можете оперативно открыть список и решить необходимые вопросы.

Как использовать календарь?

В надо заносить:

• действия, которые следует совершить в определённое время (совещания, деловые встречи, семинары);
• действия, которые необходимо сделать в определённый день (закончить проект к конкретной дате, принять участие в конференции);
• информацию о конкретных датах (годовщины, дни рождения, праздники).

Я использую «Google Календарь», в который заношу все эти дела. Этот сервис удобен, потому что:

• доступен как с телефона, так и с компьютера;
• на одном экране можно отобразить сразу несколько календарей;
• есть напоминания на смартфоне.

Если вы что-то занесли в календарь, вы это или выполните, или перенесёте на другую дату. Захламлять календарь списком дел, который регулярно переносится изо дня в день, не надо. Для таких списков есть отдельные решения.

Если вам регулярно нужно в определённое время звонить клиентам, поставщикам или подрядчикам, для этого лучше использовать CRM-систему.

Какие списки стоит завести?

Списки первоочередных действий

Составить отчёт за неделю, изучить сайт конкурентов, очистить папку «Входящие» в почтовом ящике, составить техзадание для дизайнеров - все эти действия занимают больше двух минут, но их нельзя никому делегировать. Такие дела заносим в списки первоочередных действий и выполняем в течение дня.

Правила работы с такими списками:

• Списков не должно быть много, достаточно двух-трёх. Например, «Личные», «Работа», «Семья». Если у вас есть задача из списка на конкретный день, поставьте напоминание в календаре.
• В задачах в этом списке удобно делать метки по контексту: «В дороге», «За компьютером», «Прочитать», «Купить», «Обещания». Задачи могут иметь одну или несколько меток. Например, задача «Выгулять собаку» будет относиться к проекту «Личное» и к метке «Обещания».
• Прежде чем добавить в список задачу, подумайте, нужно ли вам вообще её делать. Если ответ «да», решите, надо ли вам лично выполнить это дело. Ведь можно отправить голосовое сообщение подчинённому и делегировать ему. Для задач, которые вы поручили, будет метка «Поручено». В ней будут дела как из списка «Работа», так и из списка «Личные».
• Просматривайте списки регулярно. Делайте это, когда появилась свободная минутка. Перемещайте вверх дела, которые нужно выполнить в первую очередь.
• Очищайте списки дел не реже одного раза в месяц.

Список «Когда-нибудь»

В этом списке будут дела, которые не требуют активных действий. Это могут быть:

• книги, записи, видеотренинги, которые хочется приобрести;
• полезные , которыми хочется овладеть;
• места, которые хочется посетить;
• вещи, которые хочется приобрести.

В этот список нужно периодически заглядывать, брать записи и превращать их в цели, над которыми будет вестись работа.

А как хранить справочную информацию, которая пригодится в будущем?

Эта информация действий не требует. Основные критерии для хранилища этих сведений:

• Удобный поиск по заголовкам, меткам, краткому описанию.
• Лёгкость размещения информации в хранилище.
• Интуитивно понятная структура хранения информации. Когда появляются новые данные, вы должны быстро выбирать категорию и подкатегорию, куда их поместить.
• Доступность хранилища с любого устройства.

Есть ли обязательные ритуалы GTD?

Да, их несколько.

Сбор всей информации в корзину «Входящие»

Инструментов для сбора информации много. Но всё это должно стекаться в одно место, с которым вы дальше и будете работать.

Очистка корзины «Входящие»

Один-два раза в неделю придётся пересматривать список «Входящие» и сортировать накопившееся по папкам или ярлыкам. Этот ритуал должен войти в привычку, которая формируется из понятного алгоритма действий и их систематического повторения.

У вас должен быть простой пошаговый план того, как вы проводите еженедельную уборку в вашей системе дел. Заведите календарик, в котором будете отмечать дни, когда разбирали дела. Назначьте себе приз, если, например, за 30 дней минимум 20 вы будете очищать папку «Входящие» и вычёркивать дни в календаре.

Пересмотр списка первоочередных действий и списка «Когда-нибудь», расстановка приоритетов

В пересмотре списков важно правильно расставлять приоритеты и реалистично рассчитывать свои силы. Это необходимо, чтобы не загружать себя неподъёмными задачами и не страдать от осознания своей неэффективности.

Уничтожение лишних корзин

Часто во время общения с коллегами и партнёрами появляются новые почтовые ящики, документы, списки.

Ваша задача - максимально всё автоматизировать, чтобы данные стекались в папку «Входящие».

Это может быть как почтовый ящик, так и электронный планировщик. Для автоматизации и перенаправления информации подойдут сервисы и Zapier. Корзин для сбора информации должно быть мало.

Как работать с корзиной «Входящие» и сортировать накопившиеся в ней дела?

Сначала извлеките задачу, дело или информацию из папки «Входящие» и ответьте на вопрос: «Что это? Действительно ли нужно что-то предпринимать?»

Если делать ничего не нужно, есть два варианта. Если это мусор, который больше не пригодится, вы его выкидываете. Если это полезная информация, помещаете её в архив. Он должен быть структурирован по категориям и меткам, чтобы было легко найти необходимое.

Если с информацией нужно что-то делать, есть три варианта:

1. Выполнить требуемое. Если действие важное и не займёт больше 2–5 минут.

2. Делегировать кому-то. Если действие занимает больше двух минут, подумайте, можно ли его кому-то поручить.

Когда делегируешь кому-то, должны быть прописаны:

• конечный результат;
• план работ (путь к цели);
• срок завершения задачи;
• дата контроля и результат, который должен быть к ней готов (промежуточный или окончательный).

3. Отложить на будущее. При этом укажите:

• желаемый результат;
• ближайшее следующее действие, которое необходимо совершить. Помните: невозможно выполнить проект целиком, можно лишь предпринять конкретные простые шаги, которые приблизят вас к конечному результату;
• дедлайн. Если нет точных сроков, занесите действие в список «Когда-нибудь».

Вы можете отправлять послания самому себе, чтобы получать их в назначенный день. Для этого подойдёт как «Google Календарь» с напоминанием в нужный день, так и приложение для почты , которое пришлёт вам письмо в определённое время.

А как планировать свою работу?

Всю работу можно разделить на три действия:

1. Выполнение заранее запланированного. Это может быть как стратегически важные дела, которые вас приближают к цели, так и рутина, которую просто нужно сделать.
2. Выполнение работы по мере её неожиданного появления. Это когда в течение дня прилетают задачи от коллег, руководителей, письма от клиентов.
3. Планирование дальнейшей работы: составление и пересмотр списков, расстановка приоритетов. Этот пункт не должен занимать у вас слишком много времени, чтобы вы не занимались планированием ради планирования.

Практика планирования дел и задач (памятная книжка) описана в книге Дэвида Аллена.

Дэвид Аллен

Консультант по личной эффективности и управлению временем, автор методики продуктивности GTD

Для памятной книжки нужно 43 папки: 31 помечена цифрами от 1 до 31, ещё 12 с названием месяцев. Ежедневные папки ставятся спереди, начиная с завтрашней даты. За папкой с числом 31 располагается папка за следующий месяц, а за ней папки с остальными месяцами.

Содержимое папки за следующий день ежедневно переносится в корзину, затем папка ставится за последнюю из ежедневных папок (как бы переносится на следующий месяц). Когда вы освободите папку 31 за текущий месяц, за ней окажется папка с названием нового месяца, а за ней папки с днями нового месяца. Аналогично на следующий год переносится папка с текущим месяцем, когда он прошёл.

В конкретной папке надо хранить документы, которые требуют конкретных действий (форма, которую необходимо заполнить, письмо для отправки).
Чтобы система работала, её необходимо ежедневно обновлять. Если вы забудете обновить папку завтрашнего дня, то не сможете доверять системе. Будут упущены важные сведения, с которыми придётся разбираться другими способами.

Если вы уезжаете на несколько дней, то до отъезда нужно проверить папки за те дни, в течение которых вы будете отсутствовать.

Как это организовать на практике с учётом современных систем планирования:

1. Вместо памятной книжки использовать органайзер со списками дел на каждый день и заносить в него задачи на текущий день. Встречи и дела, привязанные ко времени, надо записывать в первую очередь и устанавливать напоминания, чтобы система о них заранее уведомила.
2. Создать файл со списком дел на месяц. Это список того, что вы хотите успеть сделать за это время. Вы добавляете в него дела в течение всего месяца. Пересмотр задач должен происходить раз в неделю. Во время планирования самые важные дела раскидывайте по неделям, чтобы понимать свои приоритетные задачи. Их вы будете выполнять в первую очередь, иначе всё время будет уходить на мелкие и срочные дела.
3. Создать файл с планами на год. Его надо пересматривать раз в месяц. Дела из этого файла переносятся в планы на месяц.
4. Строить планы на год, исходя из долгосрочных целей на 3–5 лет. Эти дела лучше прописывать либо в конце года, либо во время отпуска, когда голова не загружена повседневными задачами.

Эти четыре пункта Дэвид Аллен называет системой естественного планирования. Эта система позволяет вам двигаться в сторону важных для вас целей и не тратить время на рутину.

Есть ли универсальный план, по которому можно спланировать любой проект?

Да, конечно. Дэвид Аллен называет его моделью естественного планирования. Она состоит из нескольких шагов.

Шаг 1. Цель и картинка идеального результата

Определите или идеальный конечный результат, представьте, что вы его достигли.

Опишите его со всеми критериями успешности (деньги, люди, признание). Чем подробнее вы распишете конечный результат, тем сильнее будет мотивация, особенно в моменты, когда нужно совершать конкретные действия, а времени на это нет.

Шаг 2. Принципы

Опишите принципы, которых вы будете придерживаться по мере достижения цели. Например: «Я предоставлю полную свободу действий людям, если они … (останутся в рамках бюджета, выполнят до конкретного срока проект)». Спросите себя: «Какие поступки могут помешать моей деятельности? Как я могу их предотвратить?»

Принципы обладают чёткостью и являются надёжным ориентиром в процессе управления деятельностью.

Шаг 3. Мозговой штурм

Проведите мозговой штурм, во время которого записывайте всевозможные идеи, которые приходят в голову.

Ключевые принципы мозгового штурма:

• не судите;
• не оспаривайте;
• не оценивайте;
• не критикуйте;
• думайте о количестве, а не о качестве;
• отодвиньте анализ и организацию на второй план.

Шаг 4. План проекта в виде списка

Организуйте результаты мозгового штурма в виде списка дел. Начинайте планирование с конца и идите по шагам назад. Так вы легко составите план и определите первый шаг к цели. Пример планирования с конца:

Цель (идеальный результат) : могу говорить на испанском и понимать людей.

Зачем это : хочу общаться без участия переводчиков во время деловых переговоров с испанскими партнёрами и свободно общаться с окружающими во время отпуска в Испании.

Этапы к цели:

• За шаг до достижения цели: я нашёл носителя испанского языка и разговариваю с ним два раза в неделю.
• За шаг до этого: я сдал экзамен на уровень знания языка B1.
• За шаг до этого: я сдал экзамен на уровень знания языка A1.
• За шаг до этого: я восемь раз за месяц позанимался испанским и выполнил все домашние задания.
• За шаг до этого: я записался на курсы испанского и заплатил за месяц обучения.
• За шаг до этого: я собрал информацию о курсах испанского и составил сравнительную таблицу.
• Первый шаг: я запланировал время в календаре, когда соберу информацию о курсах испанского.

Когда команда работает над одной задачей и нужно организовать весь план в одном месте, удобно использовать . Первый столбец в ней - это этапы на пути к цели, второй столбец - ответственные. Дальше будут столбцы с периодом времени. В ячейках будет статус конкретного этапа, например «Запланировано», «В процессе», «Выполнено», «Отложено».

GTD и система естественного планирования может показаться трудной. Но когда вы настроите её под себя и начнёте использовать регулярно, вы ощутите, что всё значительно легче, чем казалось на первый взгляд.

GTD (Getting Things Done) - это система продуктивной работы и одноимённая книга бизнес-тренера Дэвида Аллена. Главная цель - успевать делать то, что необходимо, но тратить больше времени на то, что доставляет вам удовольствие.

Часто на русский Getting Things Done переводят как «привести дела в порядок», хотя точнее было бы «довести дела до конца». Согласитесь, важнее не распихать задачи по спискам, а завершить их. Как раз для этого нужно составлять списки, определять приоритеты и придумывать расписание.

И зачем это нужно?

Работая по принципам GTD, вам будет легче управлять своими делами. Ведь главное достоинство этой методики в том, что информация обо всех ваших задачах сосредоточена в одном месте таким образом, чтобы вы могли переходить от одного дела к другому не раздумывая.

В чём разница между GTD и списком задач?

В списке мы обычно фиксируем только самые важные дела, а менее значительные, мелкие задачи не записываем. И зря. Они прокручиваются в голове, отвлекают от работы, и ваша эффективность падает. Один из главных принципов GTD - фиксировать абсолютно всё. Так вы сможете разгрузить свой мозг и использовать все его ресурсы для работы.

А мне точно подойдёт эта система?

GTD актуальна для людей разных профессий, возраста и социального положения. Дэвид Аллен, который сформулировал принципы системы, проводил курсы и для космонавтов МКС, и для рок-музыкантов, и для руководителей крупных компаний.

Как Дэвид Аллен в интервью Лайфхакеру, система может быть одинаково эффективной или одинаково бесполезной как для тинейджера, так и для CEO крупной компании. Нужно иметь определённый склад ума, любить заниматься систематизацией и планированием.

Хорошо, и что конкретно нужно делать?

В системе GTD нет строгих правил. Зато есть базовые принципы работы:

1. Собирайте информацию и всё фиксируйте. Записывайте задачи, идеи, повторяющиеся дела в блокнот или приложение. При этом список всегда должен быть у вас под рукой, чтобы вы не могли сказать: «Добавлю это позже». Даже самое маленькое и незначительное дело нужно записывать, если вы не делаете его прямо сейчас.
2. Пишите пояснения. Не должно быть задач вроде «Подготовиться к отпуску». Разбивайте большие дела на конкретные выполнимые действия (подать такие-то документы в визовый центр, купить полотенце и солнцезащитные очки, скачать карты на телефон). С обычным списком задач мы тратим больше времени на расшифровку, чем на выполнение. И да, если можете делегировать, делегируйте.
3. Определяйте приоритеты. Для каждого элемента в списке укажите конкретную дату и срок. Если необходимо, добавьте напоминания. По сути, это работа и со списком, и с календарём. На этом этапе у вас должна появиться уверенность, что вы точно ни о чём не забудете.
4. Обновляйте списки. Списки дел быстро устаревают: что-то теряет актуальность, что-то переносится на будущее. Система должна работать на вас. Поэтому следите, чтобы у вас всегда был список конкретных действий и вы могли приступить к работе без промедления.
5. Действуйте. Когда всё организовано, можно приступать к выполнению задуманного. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия от вас требуются, и работайте. Так вы сможете реализовать большие проекты.

Все дела нужно записывать в один список?

Нет, лучше составлять несколько, но хранить их в одном месте. Например, ведите несколько списков по каждому рабочему проекту, списки домашних дел, списки для изучения, списки идей и возможных проектов в будущем - на что хватит фантазии.

Есть какие-то специальные инструменты?

Из приложений и веб-сервисов подойдут Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, любой заметочник или обычный файл в «Google Документах». Если вы привыкли делать заметки на бумаге, можете использовать её.

Есть поклонники файловой системы. На рабочем столе создаётся одна общая папка, в ней - несколько тематических, и в каждой хранятся соответствующие списки и необходимые материалы.

В общем, выбирайте то, что удобно вам.

Главное требование: инструмент должен быть всегда у вас под рукой, чтобы вы могли перенести задачу из головы на бумагу или в приложение. Например, когда к вам подходит начальник и поручает новую задачу, а вы в это время работаете над чем-то другим.

Как получить больше пользы от GTD?

Любая система продуктивности не будет работать, если применять её слепо. Чтобы получить максимальную отдачу, настраивайте её под себя, и тогда всё получится.

И да, никакая система не сможет переделать все дела за вас, так что не слишком увлекайтесь составлением списков, не забывайте действовать. GTD - это инструмент, который помогает вам избавиться от стресса и ничего не забывать. Но как вы распорядитесь своим временем, зависит от вас.

«Очисти свое сознание. Это полезнее, чем очистить желудок»
~Мишель де Монтель

Сегодня я расскажу о фишках технологии GTD , которые позволят вам больше успевать, меньше уставать, повысить эффективность собственного труда , снизить количество стресса и увеличить удовлетворенность от жизни.

Вы знаете, что ваше сознание будет постоянно напоминать вам о тех делах и задачах, которые думали сделать, но оставили без внимания?

Наверняка в вашем мозгу уже висят мертвым грузом тысячи незавершенных задач, необработанных процессов, которые расходуют ваши внутренние ресурсы, силы, энергию, а вы об этом даже не подозреваете. Все это создает стресс и лишает вас сил. Вы хуже выполняете новые задачи, так как ваша голова забита старыми.

О том, как наконец-то очистить свою голову от всей этой информации, улучшить свою работу и жизнь, я рассказываю в этой статье.

Скорее всего вы слышали аббревиатуру «GTD», которая расшифровывается как Getting-Things-Done («Доведение дел до завершения», «Как привести дела в порядок»). Эта философия или технология стала очень популярной в том числе, благодаря освещению в СМИ. Журналист из газеты the Guardian назвал Дэвида Аллена, автора философии GTD, человеком, который призван привнести порядок во вселенную.

GTD – это не просто система тайм-менеджмента, необходимая для занятых по горло топ менеджеров без личной жизни. Это система оптимизации и организации не только труда, но мышления, сознания, дающая установки о том, как «очистить» сознание от ненужного психического груза, открыть простор для творчества, новых идей и создать психологические предпосылки для комфортного и организованного труда. Эта система предназначена и для бизнесмена с миллионом проектов, и для домохозяйки, которой нужно ухаживать за детьми, оставляя время на чтение художественной литературы, и для школьника, который готовится поступать в институт.

Несмотря на то, что это явление на слуху, не все знают, в чем оно заключается и как это может помочь лично вам. Поэтому сегодня я буквально на пальцах расскажу о том, что это такое. Прочитав эту статью, вы сможете вносить порядок в свою жизнь и мышление уже сегодня и практически сразу увидите положительный результат от этих жизненных нововведений.

Что подтолкнуло меня начать организовывать свои дела?

Чувство тревоги и вины возникает не из-за избытка работы. Оно появляется автоматически, когда вы нарушаете договоренности с самим собой.
~Дэвид Аллен

Не так давно я столкнулся с необходимостью организовать свой собственный рабочий график, в котором я обнаружил массу узких мест. Лет 10 назад из-за своих проблем с концентрацией мне вообще было крайне сложно выполнять любую работу на протяжении продолжительного времени. Со временем я стал работать над улучшением своего внимания и дисциплины. Я стал учиться расслабляться и . Это принесло свои плоды.

Я смог создать свой собственный проект, раскрутить его, уйти с наемной работы и начать трудиться на себя, как я и мечтал. Я пребывал в ощущении прогресса в плане работы над собой, которое усиливалось разительным контрастом между моим настоящим и моим прошлым. Еще какое-то время назад я не мог справиться с учебой в институте и несложной наемной работой, а теперь дисциплинированно трудился во благо собственного проекта и людей, которым он приносит пользу, работая день за днем, самостоятельно, а не «из-под палки».

Только потом я заметил, что это не предел. Ощущение успеха на время скрыло от меня те проблемы, которые образовались в организации моего труда.

У меня имеется большое разнообразие работы: письма в почте, статьи на сайте, комментарии, работа со студентами курса «БЕЗ ПАНИКИ» и т.д. и т.п. Все это требует хорошей организации. Я понял об ее отсутствии по тому, что в почте накопилось масса непрочитанных писем, но помеченных как «важные». По всему жесткому диску были раскиданы вордовские файлы с «планами на 2015», «задачами на февраль 2016». В ящиках лежали тетради с пометками, идеями, и, опять же, с описанием задач, которые я должен выполнить. Стоит ли говорить, что я очень редко открывал эти файлы и сверялся с этими списками. И это происходило не столько по причине моей недисциплинированности, сколько из-за того, что все это имело какой-то неудобный вид, вызывая внутреннее ощущение бесполезности всех этих занятий по планированию.

Я понял, что я все равно многое не успеваю, хотя мог бы успевать больше.

В общем, попытки сделать организованный список задач и, главное, следовать ему, проваливались раз за разом.

Конечно, срочные ежедневные дела я выполнял, но при этом чувствовал, как много «задач» и «идей» находятся в подвешенном виде. Все это вылилось в то, что я стал чувствовать меньше удовлетворения от работы. Бывали дни, когда я позволял себе закончить раньше. Я выходил на улицу, садился на велосипед, но вместо того, чтобы радоваться наличию свободного времени, которого у меня бы не было, если бы я работал в офисе, меня преследовало ощущение того, что я что-то не сделал, что-то не успел. В мыслях стали рождаться перфекционистские установки: «Я должен делать больше», «я недостаточно много работаю» . Но я понимал, что проблема не в количестве работы, а в ее организации.

Поэтому я решил начать организовывать все свое рабочее пространство. Я взял в руки отличную книгу Дэвида Аллена — «Как привести дела в порядок». Я давно слышал о системе GTD, но только теперь я решил познакомиться с ней поближе.

Что такое GTD?

«Незаконченное дело фактически остается незаконченным в двух местах: в действительности и у вас в голове. Незавершенные дела у вас в голове поглощают энергию вашего внимания, поскольку не дают покоя вашей совести».
~Брахма Кумарис

Когда у меня только появилась эта книга, я ожидал прочитать в ней какие-нибудь банальные советы по тайм-менеджменту, которые я встречал в других источниках, вроде «поделите дела на важные и не важные», «делегируйте то, что можно делегировать».

«Скажем, десять лет назад вы обещали себе навести чистоту в чулане, но к сегодняшнему дню, так этого не сделали… можно сказать, что в данном случае вы занимались уборкой чулана 24 часа в сутки последние 10 лет!»

Но автор говорит о таком стандартном подходе «Тайм-менеджмента» как ограниченном и, во многом, не эффективном. Мне понравилось то, что Дэвид Аллен обращается больше не к соображениям «эффективного труда» , а к возможностям и ограничениям человеческого сознания . К тому, чтобы организовать собственные дела так, чтобы они не вступали в конфликт с особенностями нашего мышления. Подход GTD целиком и полностью строится на выводах о том, как устроен наш мозг, как он накапливает информацию, как он обрабатывает нерешенные задачи.

Самой базовой психологической предпосылкой данной философии является тот факт, что любые жизненные задачи, будь то завершение важного проекта или поездка в монастырь на курс медитации, наш мозг воспринимает как нерешенные, держит в памяти, вызывая психическое напряжение, в том случае, если мы не формализуем данные задачи в виде конкретных следующих действий в рамках внешней системы хранения информации.

Не пугайтесь и не надо перечитывать этот абзац! Сейчас я объясню, что все это значит. Хороший пример приводится в самой книге «Как привести дела в порядок». Скажем, десять лет назад вы обещали себе навести чистоту в чулане, но к сегодняшнему дню, так этого не сделали. Каким образом ваш мозг хранил и обрабатывал информацию об этой задаче все эти десять лет?

Дело в том, что психологи уверены, что у нашего сознания в контексте постановки задач нет представлений о прошлом и будущем. Эти представления существуют лишь концептуально, но их нет в самих алгоритмах обработки информации внутри сознания.

Если вы обещаете себе отвезти в машину в сервис на следующей неделе и при этом пытаетесь удержать это обязательство в памяти, то ваше сознание будет считать, что вы должны это сделать прямо сейчас , сегодня, постоянно напоминая вам об этом. И завтра оно тоже будет считать так же.

Задача будет находиться в статусе «требуется немедленное решение» каждый день, до тех пор, пока вы не поедете в сервис.

Возвращаясь к примеру с беспорядком в чулане, можно сказать, что в данном случае вы занимались уборкой чулана 24 часа в сутки последние 10 лет! Ваше сознание расценивало эту задачу как незаконченную, оставляя ей место в пространстве вашей памяти, создавая напряжение и неудовлетворенность вследствие невыполненной работы.

И чтобы освободить свою память и освободить сознание от незавершенных процессов, напоминания о которых пожирают ваши психические ресурсы (совсем как фоновые процессы на компьютере расходуют ресурсы процессора и памяти, делая машину медленнее), необходимо осуществить два ключевых действия.

1. Перенести задачу из внутренней памяти (ваш мозг) во внешнюю (ваш компьютер, тетрадка, планшет, телефон)
2. Решить, какое будет следующее конкретное действие относительно поставленной задачи. Например, глобальная задача «починить машину» может состоять из многих простых действий. Самое первое действие может быть: «найти подходящие запчасти в интернете».

В таком случае ваше сознание освободит внутреннюю память и перестанет вам постоянно напоминать о том, что вы еще не сделали. Ведь вы переложили все эти задачи на внешнюю систему.

Это, в принципе, ключевые моменты технологии GTD, на которые все опирается. Если вы поняли этот принцип, то уже имеете общее понимание о том, что такое GTD. Эта система эффективного управления делами, создания идей, которая опирается как на внешнюю организацию задач в рамках записей, календарей, системы напоминаний, так и на внутреннюю оптимизацию работы сознания.

Притом, что эти два уровня взаимосвязаны. Внешний порядок служит предпосылкой и инструментом для организованного и «чистого» сознания. А ясное сознание позволяет эффективнее работать* и меньше уставать.

(*Хоть я и употребляю слово «работать», но оно не относится исключительно лишь к профессиональной деятельности. В данном контексте работа касается вообще любых дел. Планирование отпуска – это тоже работа. Так же как обдумывание проблемы отношений с вашей второй половиной).

Фишка 1 — Решить, какое будет следующее действие

«Когда вы планируете свою деятельность (намерение осуществления) и решаете, какие действия будете выполнять в каком контексте, вы почти автоматически настраиваетесь на нужное поведение вместо того, чтобы собирать всю свою волю в кулак и заставлять себя что-то сделать.»
~Д. Аллен

Если вы будете читать книгу «Как привести дела в порядок» , то вы поймете, что это просто самое золотое правило. Автор постоянно к нему возвращается. Более того, он одержим идеей научить весь мир думать о следующем действии!

Да, правило важное, но требуется время и дисциплина, чтобы оно вошло в привычку.

Дело в том, что мы, как правило, рассуждаем о задачах общо и абстрактно. «Надо сделать так, чтобы ребенок учился лучше», «Мне нужно стать спокойнее, чтобы меньше участвовать в конфликтах» . Конечно, общую картину нужно держать в голове, но для того, чтобы доводить дела до исполнения, необходимо двигаться на следующий уровень планирования, а именно — подумать о следующем действии.

В рамках рассмотренных нами примеров это может быть:

• «Найти в интернете статьи о развитии силы воли, дисциплины и борьбе с ленью. Или найти в книжном книгу по этой теме».
• «Прочитать о том, какие бывают техники расслабления».
• «Наметить время разговора с сыном о его проблемах в учебе».

Следующим действием не обязательно должно быть именно физическое действие. «Подумать, нужно ли мне поступать в институт вообще» — это тоже действие. Можно просто подумать над задачей, необязательно приступать. Но обозначив всего лишь этот шаг, вы уже освободите часть своего мозга.

Не все проблемы в своей жизни мы можем решить. Поэтому важно понимать, что решение «не делать ничего» тоже является решением.

Данное мероприятие позволяет не только разгрузить сознание, но и зарядиться мотивацией. Многие задачи, когда мы представляем их у себя в уме, кажутся невыполнимыми или очень сложными. «Боже мой, мне придется разбирать весь свой дачный участок, это работа без конца!» Но нам намного легче будет к ней приступить, если мы наметим план в виде следующих действий: «Найти нужные инструменты в интернете» . Это уже проще, не правда ли? И когда мы это сделаем, мы почувствуем удовлетворение, приблизившись на шаг к финальной цели.

Фишка 2- Переносить во внешнюю систему

Как вы уже помните из этой статьи, полагаться на память не только ненадежно, но и не эффективно с точки зрения использования ресурсов вашего мозга. Поэтому Дэвид Аллен настойчиво рекомендует переносить все задачи во внешнюю систему, чтобы освобождать память.

Внешней системой может быть планшет, телефон, блокнот, компьютер, тетрадь. Любой удобный носитель, с которым вы можете работать.

Вот, кстати, так выглядит мой список задач после предварительной обработки. Я оттуда удалил много лишнего, дел, которые уже сделал или решил не сделать вообще. То есть на самом первом этапе и до применения «правила двух минут» (о нем ниже) он был намного больше.

Не лишним будет сказать, что список задач должен быть организованным, удобным, доступным из любого места в любое время. Необходимо его постоянно поддерживать в актуальном состоянии и дорабатывать по необходимости. Необходимо к нему обращаться , чтобы сверяться с ним о статусе выполнения ваших проектов.

(То есть не так, как это было у меня (а может и у вас): кипы листов и тетрадок в разных местах моего рабочего пространства, к которым я никогда не обращался.)

И конечно же!!! Каждая задача должна быть записана в виде следующего действия!

Фишка 3 — Организовывать задачи по контексту

«Не так много сил надо, чтобы что-то делать. Куда больше усилий требуется на то, чтобы решить, что делать».
~ Дэвид Аллен

Я не заметил, чтобы книга давала прямые рекомендации о том, как сортировать задачи по приоритетам. Дэвид Аллен уверен, что важность различных задач для нашего сознания не так сильно критична, так как и большие, и маленькие заботы занимают место в нашем сознании и нужно выполнять их все (или решать не выполнять). Не сделанное пустяковое дело, информация о котором хранится в сознании, может отвлекать вас от дел более «важных». Тем не менее, он дает отличный метод организации задач по контексту или по уровню энергии.

К этому методу когда-то отчасти приходил я сам интуитивно, но потом о нем забыл из-за того, что не формализовал его и не ввел в привычку. Например, есть большой список задач. Для выполнения каких-то задач требуется много энергии.

Для меня это «Ответы на комментарии и поддержка студентам», «Статьи».

Для каких-то мало, например, «оплата хостинга», «работа с электронными счетами». Я могу этим легко заниматься, когда у меня не хватает времени на статьи.

Решения о том, «чем мне сейчас заняться» отнимали у меня, во-первых, много энергии, а, во-вторых, негативно сказывались на мотивации. Я не мог выбрать занятие, оптимально подходящее моему уровню энергии и из-за этого бросал работу, заканчивая рабочий день с пресловутым чувством, что я чего-то не сделал. Теперь же, если сил у меня мало, а времени много, я могу просто заняться той работой, которая не требует больших затрат энергии. Я просто могу посмотреть список с названием «низкий уровень энергии» и делать что-то из него. Все гениальное просто!

Так же вы можете организовать список задач по контексту, например, «за компьютером», «в магазине» и т.д. Множество других способов организации представлены в книге.

Фишка 4 — «Правило двух минут»

Довольно бесхитростное, но крайне действенное правило. Если мы организуем информацию о своих делах в рамках списка напоминаний, то можем ужаснуться размерам этого списка. К счастью, есть хороший и простой способ основательно его подчистить.

Не нужно записывать себе: «ответить на письмо друга, как будет свободное время» , если этот ответ займет у вас менее 2-х минут!

Просто ответьте прямо сейчас и освободите себе голову и список задач от этого дела. Когда после прочтения книги Д. Аллена я начал разгребать свой почтовый ящик, я обнаружил там много не отвеченных писем. Конечно, когда-то давно, я их помечал галочками, как важные задачи, но потом забывал о них.

В итоге, проведя обзор, я ответил на очень много старых писем, и это отняло у меня не так много времени. Некоторые мои читатели получили ответ от меня спустя год! Не обижайтесь, пожалуйста, на меня, это результат переполненного почтового ящика и неважной организации дел. Теперь я стараюсь отвечать сразу, если понимаю, что процесс чтения и обработки письма займет не менее 5-ти минут. 2 минуты – это не строго, пускай каждый сам определит максимальный временной промежуток для себя.

В общем, «правило двух минут» формулируется так. Если в ходе обработки списка задач вы обнаружите дело, выполнение которого займет меньше 2-х минут, просто сделайте его.

Фишка 5 — Записывайте идеи

Наверняка вы замечали, что самые лучшие идеи по поводу вашей работы приходят вам тогда, когда вы не работаете! Поэтому Д. Аллен советует всегда иметь под рукой что-то, что поможет вам сохранять идеи: блокнот, электронный планшет и т.д. Дело тут не только в том, что это поможет вам не забыть ценные идеи и освободить свою память от информации. Да, это тоже важно.

Аллен уверен, что «форма определяет принципы». По его словам, у человека «Может возникнуть подсознательное нежелание думать о чем-либо из-за того, что вам негде записывать возникшие идеи».

Я проверил это на себе. Когда я путешествовал в Индии, я всегда носил с собой или блокнот, или телефон, куда я мог записать мысли и идеи. И мое сознание просто фонтанировало ими. Я записывал мысли во время тряски на сиденьях индийских поездов, на вершинах живописных холмов, в развалинах старинных храмов, лежа под Солнцем или под вентилятором в гостиничном номере.

Я был спокоен, во-первых, от того, что мне было, где зафиксировать возникшие идеи, а, во-вторых, благодаря тому, что мне не нужно было всеми силами удерживать идеи в памяти, я знал, что всегда могу к ним вернуться.

Конечно, важно не только сформировать привычку записывать свои идеи, но регулярно просматривать этот список.

Цитаты, ценные правила от других людей я теперь, кстати, тоже записываю, а не пытаюсь удержать в памяти.

Фишка 6 — Не разделяйте жизнь и работу

«Несобранные открытые вопросы уравниваются с точки зрения напряжения, которые они вызывают и внимания, которого они требуют».
~Дэвид Аллен

Как я уже писал, для нашего мозга нет большой разницы между задачами: «закончить проект по работе», «обсудить проблему в отношениях с женой» . И та, и другая задача занимает нашу память и расходует психические ресурсы, где бы мы ни находились, в офисе, дома или на отдыхе.

И практический вывод из этого принципа стал для меня большим открытием. Раньше я, принимаясь за работу, откладывал обдумывание личных и жизненных проблем на потом. «Ведь сейчас я работаю! Мне не до этого!» — думал я.

Но на самом деле, тот факт, что эти задачи «висят» в сознании, может мешать мне сосредоточенно и эффективно работать (здесь я имею в виду работу в обычном понимании, как профессиональную деятельность). И самое плохое, что мы можем сделать, это оставить их «висеть». Поэтому иногда имеет смысл решить какие-то срочные семейные дела, рутинные задачи, даже подумать о «философских вопросах», которые вас очень беспокоят перед тем, как сесть работать.

Понятно, что тут есть свои проблемы. Можно так надолго погрузиться в это обдумывание, что к работе так и не приступить. Поэтому необходимо подходить к этому принципу осторожно и осознанно. Другим хорошим решением будет записать себе в список задач: «подумать о смысле жизни» и освободить себе голову от напоминаний об этом.

Фишка 7 — Польза для психотерапии

«Бесплодное и бесконечное прокручивание в голове какой-то мысли снижает способность анализировать и действовать».
~Дэвид Аллен

Я не мог не подумать о применении этой технологии к области психологии и психотерапии, профилактики неврозов, навязчивых состояний, деструктивных установок.

Существуют разные методы избавления от навязчивых, негативных мыслей. Некоторые психологи рекомендуют подвергать такие мысли тщательному логическому анализу. Другие — использовать успокаивающие и реалистичные установки-аффирмации.

Я же, хоть и использую эти подходы в своей практике помощи людям с паническими атаками, понимаю то, что возможности нашей логики в состоянии тревоги и паники весьма ограничены, и всегда существует шанс, что подобный анализ будет обращен против того, кто его применяет. Поэтому я в основном рекомендую просто терпеливо не реагировать на навязчивые мысли.

Но я также думаю, что принцип «обозначить следующее действие» и «концентрироваться на цели» может быть очень хорошо использован в отношении навязчивых мыслей и негативных установок.

Скажем, вы страдаете ипохондрией.

Вы думаете: «у меня страшная и смертельная болезнь».
Хорошо, теперь подумайте: «А какое следующее действие?»
«Наверное, надо сходить провериться. Но я ведь уже был у врачей на этой неделе, анализы не показали ничего страшного!»
Все встало на свои места, не так ли?

Или у вас социофобия:

«Люди меня не принимают, я никчемный человек»

Какое следующее действие?

«Я буду работать над улучшением своих социальных качеств и начну я с….» или/и «Я научусь принимать себя, таким, какой я есть и начну я с…» . Чаще всего требуется как первое первое, так и второе умение в комбинации для решения проблем неуверенности в себе, социофобии и т.д. Формулировка следующего действия не только настроит вас на цель, но и покажет, что достижение цели возможно!

А даже если оно не возможно, то следующее действие будет: «Я ничего не буду делать с этой проблемой. Потому что ее невозможно исправить. Раз так, зачем о ней думать?»

Данный подход поможет вам думать не о проблеме, а об ее решении! Тревожные, мнительные, беспокойные люди часто очень сильно зациклены на проблемах. «У меня мало друзей», «страх не покидает меня», «все обо мне думают плохо» и т.д. Они больше задают вопросы: «почему», чем, «что с этим делать», что только формирует новое беспокойство и ощущение беспомощности.

Но вопрос: «какое следующее действие?» сразу настраивает вас на путь решения проблемы (или решения ничего не делать), что может освободить вашу голову от целого вороха негативных, бессмысленных мыслей о проблеме. В общем, попробуйте!

Чего можно достичь благодаря GTD?

«Проблема заключается не в отсутствии творческого начала, а в том, чтобы устранить барьеры для естественного потока творческой энергии».
~Дэвид Аллен

Применение методологии GTD выходит далеко за рамки повышения эффективности труда. Поэтому, реализовав хотя бы отдельные аспекты этого подхода на практике, вы почувствуете не только увеличение производительности, но и большую ясность сознания. Цель этой системы не только в том, чтобы вы работали лучше, а в том, чтобы вы освободили свою голову от ненужных мыслей о работе, невыполненных задачах. Чтобы вы легко смогли отпустить мысли о том, чего не можете изменить или имели наготове решение для того, что нуждается в вашем действии.

Ключевые мысли

• GTD это комплекс, требующий долгой подстройки под себя.
• Тем не менее, многие люди считают систему полезной, многие вдобавок предлагают свою, переработанную версию.
• Дэвид Аллен обещает расширить концепцию системы в новой книге, уделив внимание гармонизации работы и жизни.

За кулисами GTD: почему тысячи фанатов системы ищут большего.

На сайте книжного гиганта Amazon.com одна и та же книга занимает первое место в результатах запроса «productivity» (выдающего более чем 170 тысяч наименований) и в результатах запроса «time management» (более 70 тысяч наименований). Книга называется «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса ». Автор - Дэвид Аллен, кроткий ТМ-супермен, прикидывающийся калифорнийским консультантом по менеджменту. Впервые опубликованное в 2001 году, 350 страничное пособие Аллена генерирует бесконечные обзоры, является международным бестселлером в течении 7 лет, по-прежнему не выходит из списка «двадцать лучших деловых книг на сегодня» Уолл Стрит Жорнала.
«Как привести дела в порядок» (или GTD - аббревиатура английского названия) - не очередная книга по теории делового мышления. Система тайм-менеджмента Аллена была приспособлена под требования информационного века, чем привлекла внимание работников ИТ-сферы и создала вокруг себя целый культ последователей, применяющих советы Аллена ко всему жизненному процессу.

Базовый принцип ГТД - это перенос всех обязательств, единиц информации, важных дел из вашей головы в систему, которой вы доверяете. В результате, как обещает Аллен, вы получаете почти мгновенное снижение стресса, и, соответственно, увеличение продуктивности. Почему же такая простая система наделала столько шума? По мнению толпы фанатов, Аллен дал указания беднягам, заваленным горами е-майлов, борющихся с информационной перегрузкой, терпящих стресс в попытках следить за постоянно растущим списком сроков и обязательств.

Поклонники системы - сила, с которой стоит считаться. По запросу «GTD» Гугл возвращает более шести миллионов соответствий, система вдохновила автором многих популярных блогов о личной продуктивности, породила целую индустрийку интерпретаторов, гуру и желающих её освоить. Как сказал Гарри Вольф из «Wired», «Аллен возродил традицию „помоги себе сам“ в информационном веке ». Однако пока одни блоггеры рьяно следуют букве GTD, другие ведут активные сетевые дискуссии о том, как модифицировать систему GTD, чтобы она соответствовала их личным нуждам.

Знак ли это того, что ГТД теряет своих пользователей или проблема в том, что люди пытаются использовать систему не по назначению? «Невозможно дать готовый, универсальный рецепт», - говорит Аллен - «люди должны разработать свою систему, подходящую для их случая». Аллен считает, что GTD решает проблему большинства загруженных людей, не ведающих о том, что им стоит освободить голову от избытка информации.

GTD: революция снизу вверх

В отличии от глобальной корпоративной культуры, полностью находящейся под влиянием маркетинговых супер-гуру типа Стивена Кови, Тома Питерса и Гарри Хэмела, концентрирующихся на видении, миссиях и целях, система «снизу вверх» Аллена обещает понизить стресс и увеличить продуктивность. Каждая частица информации, которую наш мозг пытается отслеживать, подкидывает дров в топку стресса. GTD включает сбор и обработку каждой такой частицы, каждого обещания, практически - каждой мысли, сохраняет информацию в «картотеке» и позволяет получить её затем при помощи комплекса регулярных пересмотров дел.

Обработка информации, согласно способу Аллена, не требует философских самокопаний в попытках выработать глобальную миссию и видение. Несколько контекстных ту-ду списков дают указания, как провести рабочий день по GTD. Как и многие другие представители движения саморазвития, Аллен сделал карьеру на превращении замысловатых методик в практические руководства для корпоративного мира. Открытие того, что работники могут очистить ум, освободив почту, папку «входящие» и рабочий стол, стало чем-то вроде озарения для масс. Многочисленные фэны Аллена были ошарашены опустевшими почтовыми ящиками, чистыми столами и возможностью почувствовать контроль над кучей работы, с которой им приходится сталкиваться. Однако вскоре начались усовершенствования.
Сторонники GTD нашли недостатки в системе, тот же Интернет изменил наше рабочее место, внеся ещё больше суматохи. Кроме е-майла, у нас теперь есть Фейсбук, SMS, быстрый канал и большее количество средств связи. Решения не заставили себя ждать, глобальное сообщество фанатов разработало серию шагов, выводящих систему на новые рубежи.

Между тем, Аллен был занят распространением всё того же GTD, что было описано в 2001. В ответ на критику, описывающую недостатки в методике, Аллен сказал, что GTD не привязан к технической реализации. «GTD вне времени, не важно, проводят ли люди всё своё время у компьютера или компьютера нет у них вовсе. Оба типа людей существовали в 2001, оба типа есть и сейчас», - сказал он. «Быстрые интернет-каналы - это всего лишь количественная характеристика, а не качественная. GTD касается управления вашими обязательствами.
Новая книга Аллена, «Making It All Work», выпущенная в конце 2008, обещает пролить свет на истинные основы самоуправления: контроль и перспективу. Не поздно ли Аллен решил повернуться к пользователям лицом? Не обскакали ли ученики своего гуру?

GTD-последователи и GTD-усовершенствования

Последователи ГТД Мэрлин Манн, Джина Трапани и Лео Бабаута улучшили педантичную систему систематизации Аллена, превратив её в нечто более техничное, более толковое и более дзенское. Тем самым они приковали внимание интернет общественности.

В то время как в книге Аллен советовал использовать бумагу, папки и картотеки, авторы большинства сайтов пускались в обсуждение использования программ управления проектами, текстовых файлов, почтовых клиентов (например, Outlook или Gmail), наладонников, бумажных блокнотов и даже карточек из картотеки. Шуточный пост Мэрлина Манна «Hipster PDA» (автор предложил сделать «наладонник» из бумаги - соединить стопку картонных карточек скрепкой) от 2004 года вызвал сумасшедший отклик и сделал его блог «43 Folders» звёздным. Он по прежнему занимает почётное место в Technorati’s Top 100 и ежегодно привлекает 8 миллионов просмотров.

Кстати говоря, Манн был одним из первых приверженцев GTD. Например, название «43 Folders» - это дань уважения одноимённой подсистеме GTD. В ней используется 12 месячных и 31 дневная папка для категоризации материальных задач, к которым надо вернуться в определённый день. В блоге Манн перерабатывает бизнес-ориентированные методики Аллена так, чтобы сделать их полезными для «разработчиков, программистов и других разновидностей гиков».

В 2004 Манн указал на то, что гики имеют свой, совершенно отличающийся от обычных GTD-юзеров, рабочий процесс. Например, они практически неотделимы от своих ноутбуков и технологии, являющейся их движущей силой.

Вернёмся в 2008. Priacta, американская фирма-разработчик софта для тайм-менеджмента, публикует список более чем 100 наименований GTD-программ . Многие из них бесплатны, остальные стоят от 10 до 350 долларов.

Массачусетсский консультант по личной продуктивности Мэтью Конелл один из многих блоггеров, заметивших, что как только вы закончили сбор данных (фундаментальный в GTD процесс), вы остаётесь один на один перед ужасающим своими размерами списком «что сделать», без советов «как это сделать».

Нью-йоркский ИТ-предприниматель Марк Хорст, автор книги о личной продуктивности «Bit Literacy», породил целую серию горячих споров среди гуру тайм-менеджмента, после того, как назвал подход Аллена «атавизмом до-интернетовской эры, с её блок-схемами, картотеками и записными книжками »

Хорст предлагает управлять делами, используя «более грамотные ту-ду списки», где записи создаются при помощи е-майлов, а списки приоритетов генерируются автоматически.

В свою очередь, Хорст был раскритикован Тимом Феррисом, автором бестселлера «The 4-Hour Work Week». «Технологические советы в „Bit Literacy“ имеют меньше мест применения и более короткий срок годности, чем принципы GTD» - заключил Феррис.
Книга Ферриса пропагандирует аутсорсинг задач малооплачиваемым исполнителям из развивающихся стран, для заработка бо́льших денег на роскошную жизнь. Книгу неоднократно критиковали за сомнительную этику, совершенно забыв о том, что в ней даются полезные советы по тайм-менеджменту и управлению информацией.

Несмотря на то, что некоторые эксперты не согласны с подходами системы, GTD остаётся одной из лидирующих систем тайм-менеджмента. Последователь GTD и журналист издания Guardian , Бен Хаммерсли стал её приверженцем сразу после того, как в 2005 году опробовал советы Дэвида Аллена. Согласно его словам, «Как привести дела в порядок» «так близка к культу, как только может быть близок к культу список дел ». Хаммерсли добавил, что для него лично сложность освоения системы меркнет по сравнению с тем, как система изменила его жизнь.